10 dni na pokazanie dokumentacji organowi: co musicie mieć gotowe

Skąd bierze się ten termin

Art. 15 ust. 10 PPWR mówi, że na uzasadniony wniosek właściwego organu wytwórca przekazuje wszystkie informacje i dokumentację niezbędne do wykazania zgodności opakowania, w języku zrozumiałym dla tego organu, w formie elektronicznej, w terminie 10 dni od otrzymania wniosku.

To są dni kalendarzowe, nie robocze. Termin biegnie też w okresie urlopowym czy świątecznym. Rozporządzenie nie przewiduje automatycznego przedłużenia na wniosek firmy.

Ten sam obowiązek i ten sam termin dotyczą upoważnionego przedstawiciela wytwórcy (art. 17 ust. 2) i importera (art. 18 ust. 8). Różnica jest tylko w zakresie: importer pokazuje to, co ma, czyli zwykle kopię deklaracji, a nie całą dokumentację techniczną wytwórcy.

Co organ może żądać

Żądanie dotyczy dwóch osobnych dokumentów, które trzeba odróżnić. Dokumentacja techniczna to dowody. Deklaracja zgodności to wniosek z tych dowodów. Organ może żądać obu naraz.

• Dokumentacji technicznej opakowania zgodnej z załącznikiem VII, w tym analizy ryzyka niezgodności.
• Deklaracji zgodności UE zgodnej ze wzorem z załącznika VIII, dla konkretnego rodzaju opakowania, którego dotyczy kontrola.
• Dokumentów potwierdzających spełnienie konkretnych wymogów, na przykład wyników badań na metale ciężkie czy PFAS.
• Informacji o dostawcach i odbiorcach danego opakowania, które każdy podmiot gospodarczy musi umieć wskazać na żądanie organu (art. 22).

Co musi zawierać dokumentacja techniczna

Załącznik VII punkt 2 wymienia sześć elementów. Organ, który prosi o dokumentację, sprawdza wszystkie naraz, nie tylko te, które akurat macie gotowe.

• Ogólny opis opakowania i jego przeznaczenie.
• Projekt, rysunki techniczne i materiały, z których zrobione są poszczególne części.
• Opisy potrzebne do zrozumienia rysunków i działania opakowania.
• Wykaz zastosowanych norm, a tam, gdzie ich nie zastosowano, opis przyjętych rozwiązań.
• Opis ocen dotyczących recyklingu, minimalizacji i wielokrotnego użytku, w zakresie, w jakim te wymogi już obowiązują.
• Wyniki badań, w tym na metale ciężkie i PFAS.

Co musi zawierać deklaracja zgodności

Deklaracja zgodności UE ma wzór z załącznika VIII. Sporządza ją wytwórca osobno dla każdego rodzaju opakowania, nie jedną zbiorczą dla całego asortymentu.

• Numer jednoznacznie identyfikujący opakowanie.
• Nazwa i adres wytwórcy.
• Zdanie, że deklarację wydano na wyłączną odpowiedzialność wytwórcy.
• Opis opakowania pozwalający je rozpoznać i powiązać z dokumentacją techniczną.
• Wskazanie przepisów, z którymi opakowanie jest zgodne.
• Odniesienie do zastosowanych norm, jeśli jakieś zastosowano.
• Miejsce, data, imię, nazwisko, stanowisko i podpis osoby, która ją wystawia.

Dlaczego 10 dni to za mało, żeby zacząć od zera

Zebranie wyników badań na metale ciężkie i PFAS od kilku dostawców, dla każdej części opakowania osobno, trwa zwykle dłużej niż tydzień, nawet jeśli dostawcy odpowiadają od razu. Dopisanie do tego analizy ryzyka niezgodności, która nie przychodzi gotowa od żadnego dostawcy, wymaga jeszcze czasu na samodzielną pracę.

Dlatego termin z art. 15 ust. 10 ma sens tylko jako test tego, co już macie, a nie jako czas na zbudowanie dokumentacji. Jeśli dokumentacja nie jest gotowa, zanim przyjdzie żądanie, w praktyce nie da się go dotrzymać.

Jak przygotować komplet zawczasu

Najprostszy sposób to trzymać dokumentację w układzie, który odpowiada strukturze żądania organu, a nie w segregatorze z pismami od dostawców w przypadkowej kolejności.

• Lista wszystkich rodzajów opakowań, z osobnym kompletem dokumentów dla każdego.
• Dla każdego opakowania: lista części składowych i dostawca każdej z nich.
• Dla każdej części: karta materiałowa, wyniki badań na metale ciężkie i PFAS, data ważności dokumentu.
• Spisana analiza ryzyka niezgodności, aktualizowana przy każdej zmianie dostawcy, materiału czy konstrukcji.
• Podpisana deklaracja zgodności dla każdego rodzaju opakowania, w języku kraju sprzedaży.
• Jedna osoba odpowiedzialna za to, żeby komplet był aktualny i żeby ktoś wiedział, gdzie go szukać w razie żądania.

Typowe braki, które wychodzą dopiero przy kontroli

Z dokumentów, które firmy pokazują na pierwszą prośbę, najczęściej brakuje tych samych rzeczy.

• Jest deklaracja, ale nie ma dokumentacji technicznej, która by ją uzasadniała.
• Dokumenty obejmują tylko główną część opakowania, na przykład butelkę, a nie nakrętkę, uszczelkę czy etykietę.
• Nie ma analizy ryzyka niezgodności, bo nikt jej nie spisał.
• Deklaracja jest ogólna i nie da się jej powiązać z konkretnym rodzajem opakowania, którego dotyczy żądanie.
• Dokumenty są wyłącznie po polsku, choć organ prosi o wersję w swoim języku, albo odwrotnie, bo nikt nie sprawdził, do jakiego organu trafiają.
• Nikt w firmie nie wie, gdzie są dokumenty, bo zajmował się nimi ktoś, kto już nie pracuje.