Regulamin usług
Regulamin określa zasady korzystania z serwisu ppwrdlafirm.pl oraz zasady świadczenia usług porządkowania dokumentacji opakowaniowej w zakresie rozporządzenia (UE) 2025/40 (PPWR) i BDO.
§1. Postanowienia ogólne
Usługodawcą jest Lajf sp. z o.o., ul. Wiosenna 6, 43-607 Jaworzno, NIP 632-204-51-64, KRS 0001265327 (dalej: „Usługodawca”). Kontakt: kontakt@ppwrdlafirm.pl, tel. +48 880 133 640.
Usługi są kierowane do przedsiębiorców. Klientem jest osoba prawna, jednostka organizacyjna albo osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która korzysta z usług w związku ze swoją działalnością (dalej: „Klient”).
§2. Zakres usług
- Abonament dokumentacji: audyt, wdrożenie i utrzymanie dokumentacji dla uzgodnionej liczby rodzajów opakowań za stałą opłatą miesięczną, przez okres wskazany w ofercie, standardowo 12 miesięcy.
- Audyt dokumentacji: przegląd dokumentów przekazanych przez Klienta i raport z lukami oraz wyceną wdrożenia.
- Wdrożenie: rejestr części opakowań, prośby do dostawców, projekt dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności UE dla uzgodnionych rodzajów opakowań.
- Utrzymanie: aktualizacja dokumentacji w uzgodnionym zakresie przez okres wskazany w ofercie.
Szczegółowy zakres, termin i cena każdej usługi wynikają z oferty zaakceptowanej przez Klienta.
§3. Czego usługi nie obejmują
Usługodawca nie wykonuje badań laboratoryjnych, nie rejestruje Klienta w systemach rozszerzonej odpowiedzialności producenta w innych państwach, nie świadczy pomocy prawnej i nie zastępuje doradcy środowiskowego. Deklarację zgodności UE sporządza i podpisuje Klient jako wytwórca, który przyjmuje za nią odpowiedzialność.
§4. Formularz kontaktowy i test gotowości
Wysłanie formularza nie jest zamówieniem. Test gotowości w serwisie działa wyłącznie w przeglądarce, nie zapisuje odpowiedzi i ma charakter poglądowy. Jego wynik nie jest oceną zgodności opakowań.
§5. Zawarcie umowy
Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji oferty przez Klienta w formie dokumentowej, na przykład e-mailem, albo z chwilą podpisania umowy, jeśli strony ją zawierają. Oferta jest ważna przez okres w niej wskazany.
§6. Wynagrodzenie i płatności
Ceny podane w serwisie i w ofertach są cenami netto, do których dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki. Płatność następuje na podstawie faktury w terminie w niej wskazanym. Zaliczkę, podział płatności na części oraz rozliczenie abonamentu i utrzymania określa oferta. Abonament i utrzymanie są fakturowane z góry za każdy okres rozliczeniowy.
§7. Obowiązki Klienta
Klient przekazuje dokumenty i informacje potrzebne do wykonania usługi, w szczególności wykaz produktów, opakowań i dostawców. Wskazuje też osobę do kontaktu. Jeśli Usługodawca ma kontaktować się z dostawcami w imieniu Klienta, Klient udziela na to zgody. Terminy realizacji biegną od dnia otrzymania kompletu danych wskazanych w ofercie.
§8. Odpowiedzialność
W aplikacji aPPWR dokumenty dostawców potwierdza Klient i odpowiada za to potwierdzenie. Usługodawca sprawdza dokumenty dostawców formalnie i pod kątem kompletności, gdy Klient zamówił taką usługę, w szczególności audyt albo obsługę prowadzoną przez Usługodawcę. Usługodawca nie odpowiada za prawdziwość oświadczeń dostawców ani za dane przekazane przez Klienta. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu umowy jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia zapłaconego za usługę, której dotyczy szkoda. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
§9. Poufność i dane
Usługodawca zachowuje w poufności dokumenty i informacje otrzymane od Klienta i wykorzystuje je wyłącznie do wykonania usługi. Jeśli wykonanie usługi wymaga przetwarzania danych osobowych w imieniu Klienta, strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych. Zasady przetwarzania danych osób kontaktujących się przez serwis opisuje Polityka prywatności, a użytkowników aplikacji i dostawców Klienta Polityka prywatności aplikacji.
§10. Dokumenty i narzędzia
Po zapłacie wynagrodzenia Klient może bez ograniczeń czasowych korzystać z dokumentów przygotowanych w ramach usługi w swojej działalności, w tym je zmieniać i udostępniać organom oraz kontrahentom. Klient otrzymuje eksport danych z rejestru bez dodatkowej opłaty. Narzędzia, szablony i metoda pracy Usługodawcy pozostają jego własnością.
§10a. Aplikacja aPPWR i portal Klienta
Usługa jest świadczona także przez aplikację aPPWR pod adresem app.ppwrdlafirm.pl. Klient korzysta z niej przez portal, do którego dostęp dostają osoby wskazane przez Klienta, na zaproszenie wysłane mailem. Każda z nich sama ustawia hasło i nie udostępnia go innym osobom.
- Do korzystania z aplikacji potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka z włączoną obsługą JavaScript i niezbędnych plików cookies oraz adres e-mail.
- Zakazane jest przesyłanie treści bezprawnych, plików zawierających złośliwe oprogramowanie oraz działania zakłócające pracę aplikacji albo próby dostępu do danych innych klientów.
- Klient decyduje, kto ma dostęp do portalu i w jakim zakresie. Zgłasza też Usługodawcy potrzebę zablokowania albo usunięcia konta, np. gdy osoba przestała u niego pracować. Klient odpowiada za to, że może przekazać Usługodawcy dane swoich dostawców i ich osób kontaktowych.
- Dostawcy Klienta mogą przesyłać dokumenty przez link bez zakładania konta. Link jest ważny przez 60 dni, a wygenerowanie nowego unieważnia poprzedni. Kto ma link, może przesłać dokumenty, dlatego Klient przekazuje go wyłącznie dostawcy.
- Usługodawca dba o ciągłość działania aplikacji, ale mogą wystąpić przerwy techniczne, o których w miarę możliwości uprzedza. Dane w aplikacji są codziennie kopiowane.
- Przetwarzanie danych osobowych w aplikacji na zlecenie Klienta odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zawieranej z Klientem.
- Wgrywając dokument, Klient potwierdza, że dotyczy on wskazanej części opakowania w jej wariancie i jest aktualny. Aplikacja zapisuje, kto i kiedy złożył potwierdzenie. Tę informację przenosi do dokumentacji technicznej.
- Status „zatwierdzone” przy dokumencie oznacza potwierdzenie przez Klienta, a jeśli Klient zamówił obsługę prowadzoną przez Usługodawcę, sprawdzenie formalne i pod kątem kompletności w rozumieniu §8. W żadnym przypadku nie jest potwierdzeniem prawdziwości oświadczeń dostawcy.
- Funkcje sztucznej inteligencji (AI), takie jak odczyt dokumentów dostawców i tłumaczenie nazw części, działają w firmach, w których są włączone. Na prośbę Klienta wysłaną na kontakt@ppwrdlafirm.pl Usługodawca wyłącza je najpóźniej w następnym dniu roboczym. AI tylko proponuje: część, datę ważności, masę, wymiar, materiał, dopasowanie albo tłumaczenie. Propozycja wchodzi do dokumentacji dopiero po potwierdzeniu albo poprawieniu jej przez Klienta, który odpowiada za to potwierdzenie na zasadach §8. Wynik AI może zawierać błędy i nie jest potwierdzeniem prawdziwości dokumentu dostawcy. Dane przetwarza w tym celu podmiot wskazany w umowie powierzenia i w Polityce prywatności aplikacji.
- Korzystanie z usług przez internet wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak próby wyłudzenia hasła (phishing) albo złośliwe oprogramowanie. Usługodawca nigdy nie prosi o hasło mailem ani telefonicznie, a Klient chroni dostęp do skrzynek, na które przychodzą zaproszenia i linki do resetu hasła.
- Dostęp do portalu wygasa wraz z zakończeniem umowy. Klient może w każdej chwili wnioskować o usunięcie konta wybranej osoby.
§11. Reklamacje
Reklamacje można składać na adres kontakt@ppwrdlafirm.pl. Usługodawca odpowiada na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania.
§12. Przedsiębiorca na prawach konsumenta
Do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, która zawiera umowę bezpośrednio związaną ze swoją działalnością, ale niemającą dla niej charakteru zawodowego, stosuje się przepisy o ochronie konsumenta w zakresie przewidzianym w ustawie o prawach konsumenta i Kodeksie cywilnym.
§13. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem §12. Zmiana regulaminu nie dotyczy umów zawartych przed jej wprowadzeniem.