Pułapka mikroprzedsiębiorcy: kiedy to dostawca opakowań jest wytwórcą

Zasada: wytwórcą jest marka

PPWR, czyli rozporządzenie (UE) 2025/40, nazywa firmę odpowiedzialną za opakowanie wytwórcą. Jeśli zlecacie zaprojektowanie lub wytworzenie opakowania albo produktu w opakowaniu pod własną nazwą lub znakiem towarowym, wytwórcą jesteście Wy (art. 3 ust. 1 pkt 13 lit. a). Nie ma znaczenia, że fizycznie butelkę czy pudełko zrobiła inna firma, ani że na opakowaniu widnieje też jej znak.

To wytwórca przeprowadza ocenę zgodności, sporządza dokumentację techniczną i podpisuje deklarację zgodności UE (art. 15 ust. 2). Dla marek suplementów, kosmetyków i żywności, które zlecają produkcję na zewnątrz, ta zasada oznacza, że obowiązek i tak zostaje po ich stronie.

Wyjątek dla mikroprzedsiębiorstwa

Rozporządzenie przewiduje jeden wyjątek od tej zasady. Jeśli firma zlecająca opakowanie pod własną marką jest mikroprzedsiębiorstwem, a dostawca, od którego kupuje opakowanie, znajduje się w tym samym państwie członkowskim, to wytwórcą w rozumieniu PPWR jest dostawca, a nie marka (art. 3 ust. 1 pkt 13 lit. b).

Mikroprzedsiębiorstwo to firma zatrudniająca mniej niż 10 osób, której roczny obrót lub suma bilansowa nie przekracza 2 milionów euro. Definicję ustala zalecenie Komisji 2003/361/WE, do którego odsyła sam tekst PPWR.

W praktyce dotyczy to wielu małych marek jednoosobowych albo kilkuosobowych, które kupują gotowe butelki, słoiki czy etykiety od polskiego dostawcy. Jeśli spełniacie oba warunki, czyli status mikro i dostawcę z tego samego kraju, to formalnie wytwórcą opakowania nie jesteście Wy.

Rozbieżność w samym rozporządzeniu

Tu zaczyna się komplikacja, którą warto znać, bo dotyczy sedna sprawy. Definicja wytwórcy w art. 3 mówi o dostawcy „w tym samym państwie członkowskim”. Dwa inne miejsca w rozporządzeniu, które odwołują się do tego samego wyjątku, art. 15 ust. 12 i art. 21 akapit drugi, mówią zamiast tego o dostawcy mającym siedzibę „w Unii”, czyli w dowolnym kraju członkowskim.

To nie jest błąd tłumaczenia z angielskiego na polski. Angielska wersja ma dokładnie tę samą rozbieżność: w definicji „located in the same Member State”, a w pozostałych dwóch przepisach „located in the Union”.

Dopóki nie ma oficjalnego wyjaśnienia tej rozbieżności ani orzeczenia, które by ją rozstrzygnęło, bezpieczniej jest trzymać się węższej, bardziej restrykcyjnej wersji z definicji, czyli dostawcy z tego samego kraju. Jeśli Wasz dostawca opakowań jest w innym kraju Unii, nie zakładajcie automatycznie, że wyjątek Was obejmuje.

Czego wyjątek nie zmienia

Wyjątek dotyczy wyłącznie roli wytwórcy z PPWR, czyli obowiązków związanych z samym opakowaniem: jego składem, dokumentacją techniczną i deklaracją zgodności.

Nie dotyczy roli producenta w systemie rozszerzonej odpowiedzialności producenta. To osobna rola z osobną definicją (art. 3 ust. 1 pkt 15), związana z rejestracją, sprawozdawczością i opłatami za opakowania wprowadzone na rynek, w Polsce dziś realizowana przez BDO. Status mikroprzedsiębiorstwa i przeniesienie roli wytwórcy na dostawcę nie zwalnia Was z tych obowiązków.

Wyjątek nie działa też, gdy opakowanie przychodzi spoza Unii, na przykład z Chin czy Wielkiej Brytanii. W takiej sytuacji odpowiedzialność za opakowanie zostaje po stronie zamawiającej marki, niezależnie od jej wielkości.

Co to oznacza dla małej marki

Jeśli jesteście mikroprzedsiębiorstwem i kupujecie opakowania w Polsce, formalnie to Wasz dostawca musi mieć dokumentację techniczną i podpisać deklarację zgodności dla tego opakowania.

Nie oznacza to jednak, że możecie o sprawie zapomnieć. Po pierwsze, musicie umieć wykazać, że rzeczywiście spełniacie definicję mikroprzedsiębiorstwa, bo to warunek działania wyjątku. Po drugie, warto mieć od dostawcy potwierdzenie na piśmie, że przyjmuje rolę wytwórcy dla konkretnego opakowania, a nie ogólnikowe zapewnienie zgodności z PPWR. Po trzecie, gdy przestaniecie być mikroprzedsiębiorstwem, obowiązek wytwórcy automatycznie wraca do Was.

Co to oznacza dla producenta opakowań

Dla producenta opakowań, który sprzedaje polskim mikrofirmom, ten wyjątek jest łatwy do przeoczenia. Naturalnym odruchem jest myślenie „ja tylko robię opakowanie, odpowiada za nie klient”. Przy kliencie będącym mikroprzedsiębiorstwem z tego samego kraju jest odwrotnie: to producent opakowań staje się wytwórcą w rozumieniu PPWR i to na nim spoczywa obowiązek dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności.

W praktyce oznacza to, że taki producent potrzebuje osobnego procesu: sprawdzenia, czy dany klient jest mikroprzedsiębiorstwem, przygotowania dokumentacji technicznej i deklaracji dla sprzedawanych mu opakowań oraz śledzenia, czy status klienta się nie zmienił. To dodatkowa praca, która zwykle nie jest wliczona w cenę samego opakowania.